In verschiedenen Umfragen wird der Nutzen von Sitzungen immer wieder in Frage gestellt. Ineffizienz und fehlende Produktivität werden am häufigsten genannt. Auch die Aussagen, dass die Teilnehmenden von der eigenen Arbeit abgehalten werden und konzentriertes Arbeiten erschweren, sollten zu denken geben.
Unabhängig davon, ob es sich um informelle oder formelle, traditionelle oder dynamische, persönliche oder via elektronische Medien abgehaltene Meetings handelt, die meisten von uns erleben diese als Störfaktor im Arbeitsalltag. Und sowohl die Anzahl als auch die Dauer der Sitzungen nimmt ständig zu. Während in den 1960er Jahren Führungskräfte knapp 10 Stunden pro Woche mit Besprechungen verbrachten, sind es heute durchschnittlich fast 23 Stunden. Und da sind die spontanen Treffen, welche es nicht in den Terminkalender schaffen, noch gar nicht berücksichtigt.
Das Problem nicht neu und wurde auch schon viele Ratschläge zur Linderung verfasst: Stellen Sie eine klare Agenda zur Verfügung, halten Sie die Besprechungen im Stehen ab, schicken Sie einen Stellvertreter, usw. Nachhaltige Veränderungen sind jedoch selten zu beobachten. Obwohl sich neben den effektiven Kosten, die jede Minute einer überflüssigen Sitzung generiert, auch negative Auswirkungen auf die Motivation, Produktivität und Engagement zeigen.
Abschaffen kann man die Meetings allerdings auch nicht. Denn, trotz aller Mühen und Qualen, die die Teilnehmer durchmachen, bieten sie auch Vorteile. Vielfach ermöglichen sie unerwartete Lösungen für bereichsübergreifende Probleme. Sie können die Zusammenarbeit und die Innovationskraft stärken und sie tragen zum ordnungsgemässen Informationsaustausch bei.
Trotzdem sollten diese Konferenzen so terminiert und gestaltet werden, dass sie die Mitarbeitenden nicht in ihren Phasen des konzentrierten Arbeitens unterbrechen. Sonst reagieren diese mit Ausweichmanövern. Sie erscheinen morgens früher oder nutzen das Wochenende für diese Arbeiten. Beides führt langfristig zu noch mehr unnötigen Kosten, sowohl für das Unternehmen als auch für die Angestellten selber.
Was sollte also unternommen werden? Die folgenden fünf Punkte können dazu beitragen, die Meetings in Ihrer Organisation effizienter zu gestalten.
1. Informationen sammeln
Über Umfragen und Interviews sollten Sie Informationen und Eindrücke von allen Mitarbeitenden sammeln. Dadurch erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, wie sich Meetings auf Ihr Team auswirken. Sie erkennen, wie viele Widerstände unter der Oberfläche brodeln und können so den Umfang des Problems besser einschätzen.
2. Werten Sie die Informationen gemeinsam aus
Danach sollten Sie als Team oder Abteilung gemeinsam das Feedback der einzelnen Personen aufnehmen und analysieren, was umgesetzt werden soll und was nicht. Die Diskussion sollte offen und sachlich geführt werden. Eine externe Moderation könnte dabei zu einem konstruktiven Gespräch beitragen. Sie brauchen das Verständnis und die Unterstützung aller Teilnehmenden für die weiteren Schritte.
3. Verständigung auf ein gemeinsames, relevantes Ziel
Die Auseinandersetzung mit dem Thema führt erfahrungsgemäss dazu, dass Teams weniger Meetings mit weniger Teilnehmern abhalten. Vielfach werden meetingfreie Zeiträume vereinbart oder eine maximale Anzahl Stunden für Sitzungen pro Woche festgelegt. Grundsätzlich sind die Mitarbeitenden stark motiviert, wenn sie persönlich von den Veränderungen profitieren. Durch die neu geschaffenen Freiräume in den Wochenplänen aller Mitarbeitenden erhöht sich auch die Produktivität.
4. Setzen Sie sich Ziele und überprüfen Sie den Fortschritt
Wie bei allen Veränderungen ist es wichtig, Fortschritte konkret und messbar zu machen. Damit lassen sie sich besser bewerten und diskutieren. Kleine Fortschritte erhöhen die Freude und Motivation. Kleine Rückschläge bieten die Gelegenheit, daraus zu lernen und weitere Korrekturen vorzunehmen.
5. Regelmässige Nachbesprechungen in der Gruppe
Entscheidend für den Erfolg der Veränderungen ist es, regelmässig und offen Bilanz über das bisher Erreichte zu ziehen. Wie fühlen sich die Mitarbeitenden jetzt während der Meetings? Wie sehen sie den Arbeitsprozess generell? Dabei gilt: Frustration, Widerwillen oder Hoffnungslosigkeit sind Anzeichen dafür, dass Menschen wieder in ihre alten Muster zurückfallen. Es braucht Zeit und Energie, um Abläufe und Verhalten zu ändern. Wenn Sie den Schwung der ersten Erfolge erhalten wollen, müssen Sie die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden immer wieder auf die gemeinsam vereinbarten Ziele lenken.
Gemeinsame Besprechungen sollen eigentlich die Kommunikation und die Zusammenarbeit verbessern. Doch vielfach bewirken sie genau das Gegenteil. Ob jemand mit seiner Arbeit insgesamt zufrieden ist, hängt auch davon ab, ob er diese Zusammenkünfte als effektiv erlebt. Es profitieren also alle Beteiligten davon, wenn sie Ressourcen für die Veränderung von Meetings zum Besseren aufwenden.